АДМИНИСТРАЦИЯ ШУРЫШКАРСКОГО РАЙОНА   Мужи

Секретарь руководителя в рамках функций и направлений деятельности управления документационного обеспечения и контроля исполняет следующие должностные обязанности:

1. прием и распределение телефонных звонков:

• перенаправление телефонных звонков первому заместителю главы администрации Шурышкарского района, заместителям главы администрации Шурышкарского района и руководителям структурных подразделений Администрации Шурышкарского района;

• получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

2. организация работы с посетителями:

• встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Администрации Шурышкарского района;

• содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

• прием и передача документов посетителей первому заместителю главы администрации Шурышкарского района, заместителям главы администрации Шурышкарского района и сотрудникам Администрации Шурышкарского район;

• сервировка чайного (кофейного) стола;

• приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки);

3. организация работы с документами:

• организация доставки документов исполнителям;

• обработка и отправка исходящих документов;

4. организация контроля исполнения документов руководителя:

• анализ информации по документам, стоящим на контроле по курируемым направлениям деятельности;

• уведомление исполнителей об исполнении документов в установленный срок;

• сбор и обработка информации об исполнении документов, подготовка для снятия с контроля;

5. оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

• согласование с руководителем временных планов;

• согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий;

• предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

6. организация телефонных переговоров руководителя:

• соединение руководителя с конкретными абонентами;

• установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.

Секретарь руководителя должен иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Организует деятельность по охране труда в Администрации, координирует работу в сфере охраны труда структурных подразделений Администрации, наделенных статусом юридического лица.

Организует сбор и обработку информации, характеризующую состояние условий и охраны труда у работодателя, с последующей интеграцией в соответствующие цифровые платформы.

Разрабатывает предложения по обеспечению безопасных условий и охраны труда, управлению профессиональными рисками.

Выявляет, анализирует и осуществляет оценку профессиональных рисков.

Проводит мониторинг нормативных правовых актов Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа по направлениям своей деятельности в целях своевременного приведения правовой базы муниципального округа Шурышкарский район.

Разрабатывает и согласовывает проекты нормативных актов, обеспечивающих выполнение требований по обеспечению безопасных условий и охраны труда и регулярную их актуализацию.

Подготавливает предложения для включения в разделы трудовых договоров с работниками по вопросам охраны и условий труда.

Проводит вводный, первичный инструктаж по охране труда, координацию проведения инструктажей на рабочем месте.

Организует процедуру прохождения периодических медицинских осмотров работниками и ежегодной диспансеризации муниципальных  служащих Администрации, обязательных психиатрических освидетельствований.

Планирует проведение производственного контроля и специальной оценки условий труда на рабочих местах.

Организует работу комиссии по проведению специальной оценки условий труда.

Координирует выявление и распознавание опасных и вредных производственных факторов, воздействующих на работника на его рабочем месте.

Контролирует проведение специальной оценки условий труда, рассмотрение и анализ результатов ее проведения.

Подготавливает документы, связанные с проведением специальной оценки условий труда и ее результатами.

Координирует работу по разработке мероприятий, направленных на предупреждение несчастных случаев на производстве.

Формирует документы статистической отчётности, внутреннего документооборота, содержащие полную и объективную информацию по вопросам охраны труда.

Выявляет потребность в обучении по охране труда работников организации с учетом требований соответствующих нормативных правовых актов.

Проводит обучения работников безопасным методам и приёмам труда, инструктажей по охране труда в соответствии с нормативными требованиями.

Разрабатывает программы обучений, инструкций по охране труда.

Принимает участие:

- в подготовке документов управления для текущего хранения и передачи на хранение в ведомственный архив.

Является членом контрактной службы и осуществляет функции, установленные муниципальным правовым актом о контрактной службе.

Специалист должен иметь высшее или среднее профессиональное образование по направлению деятельности,  либо среднее или высшее профессиональное образование и профессиональную переподготовку по направлению деятельности. 

1. Ведение учета личного состава Администрации и ее подразделений,  обработка и анализ поступающей документации по персоналу.

2. Формирование личных дел муниципальных служащих, работников Администрации, руководителей учреждений и предприятий, подведомственных Администрации, своевременно приобщает к ним поступающие документы.

3. Оформление личных карточек Т-2 работников, своевременно вносит в них изменения и дополнения.

4. Ведение журнала регистрации приема на работу и увольнения с работы, журнал регистрации личных карточек формы Т-2, журнала регистрации личных дел работников.

5. Ведение учета рабочего времени работников Администрации, осуществление табельного учета в Администрации.

6. Обработка заявлений, служебных записок, служебных заданий работников.

7. Составлениет проекта графика отпусков, представляет его на утверждение, обеспечивает его исполнение, ведет учет использования работниками отпусков.

8. Подготовка проектов кадровых документов в части служебных командировок, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком, временного исполнения обязанностей, о переводе на дистанционную форму работы, об установлении надбавок к должностному окладу и т.д.

9. Работа в автоматизированной системе обработки информации о работниках Администрации АС «Смета»,  в государственной информационной системе «Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа».

10. По запросу государственных органов, профессиональных союзов, других организаций готовит сведения и информацию о работниках, копии документов.

11.  По запросу работников и должностных лиц готовит копии, выписки из кадровых документов, справки, информацию о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иные сведения о работниках.

Специалист должен иметь высшее образование по направлениям подготовки: 38.03.01, 38.04.01 «Экономика», 38.03.02, 38.04.02 «Менеджмент», 38.03.03, 38.04.03 «Управление персоналом», 38.03.04., 38.04.04 «Государственное и муниципальное управление», 40.03.01, 40.04.01 «Юриспруденция» либо по аналогичным специальностям.