ДЗТО   Томск

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов, ребующих ответа к указанной дате и снятия документов с контроля после их полного исполнения;

-осуществлять регистрацию входящих документов, доставку документов в аппарате Департамента до исполнителей;

- осуществлять отправку почтой корреспонденции Департамента;

- ведение работы в программном комплексе электронного документооборота "Directum";

- осуществлять регистрацию и соответствующее хранение документов для служебного пользования.

- знание методических, нормативных материалов, касающихся выполняемой работы;

- навыки работы на компьютере на уровне уверенного пользователя;

- навыки по использованию копировальной техники.

• Подготовка проектов приказов, писем, нормативных правовых актов в пределах своей компетенции.
• Участие в разработке информационно-методических материалов, проектов приказов Департамента по организации, прогнозированию и совершенствованию системы здравоохранения.
• Организация совместные мероприятия Департамента по вопросам развития здравоохранения области.
•  Подготовка информации по вопросам здравоохранения для размещения в  средствах массовой информации, информационно телекоммуникационной сети общего пользования.
• Планирование и организация информационных программ о работе Департамента.
• Формирование у общественности с помощью средств массовой информации объективного представления о Департаменте.
• Разработка информационно-аналитических продуктов для начальника Департамента и координация информационно-аналитической работы структурных подразделений Департамента.
• Подготовка сообщений, комментариев и аналитических обзоров для средств массовой информации о деятельности Департамента, проведение семинаров, конференций, форумов, других мероприятий в сфере здравоохранения.
• Сбор, систематизация и анализ информации в процессе оценки стратегического планирования и реализации проектов.
• Распространение в печати, по радио и телевидению материалов об основных направлениях развития Департамента, социально-экономическом положении Департамента и отрасли в целом.
• Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным вопросам текущей деятельности Департамента.
• Создание и пополнение видео- и фонотеки Департамента и его подразделений

Замещение вакантной должности через конкурсные процедуры. Пием документов до 08.05.2024 (включительно). С подробной информацией о проведении конкурсных процедур на включение в кадровый резерв Департамента здравоохранения Томской области  можно ознакомиться по ссылке: https://tomsk.gov.ru/staff/front/view/id/2360

Специальность, направление подготовки: «Реклама и связи с общественностью», «Журналистика», или иные специальности и направления подготовки, содержащиеся в ранее применяемых перечнях специальностей и направлений подготовки, для которых законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие указанной специальности и направлению подготовки.

Требования к умениям

• Навыки подготовки презентаций;
• Планирование, организация и проведение PR-проектов и мероприятий;
• Разработка и реализация PR-стратегии;
• Медиапланирование;
• Понимание системы и принципов взаимодействия органов государственной власти Российской Федерации Томской области, органов местного самоуправления.

Функции

·   Ведение делопроизводства в организации

·   Учет получаемой и отправляемой корреспонденции

 ·  Организация рабочего дня начальника Департамента здравоохранения Томской области 

 ·  Исполняет поручения начальника департамента, заместителя начальника департамента – первого заместителя, председателя комитета организационно-кадровой работы, начальника отдела организационной работы, контроля и делопроизводства.

·   Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника департамента, организация рабочего процесса начальника департамента.

·   Передает поступившую корреспонденцию на рассмотрение начальника департамента, и в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов (через канцелярию Департамента).

·   Ведет делопроизводство исходящей корреспонденции, регистрацию распоряжений Департамента, выполняет различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений, оформляет карточки при ведении личного приема начальником департамента или его заместителями.

·   Принимает документы на подпись начальника департамента.

·   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника департамента.

·   Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

·   Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

·   Обеспечивает рабочее место начальника департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

·  Организует прием посетителей.

·   Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.

·   Организует обеспечение автомобилями сотрудников Департамента здравоохранения Томской области для выполнения ими своих обязанностей.

·   Вести работу с общей электронной почтой Департамента в части рассылки новостной ленты и иной информационной рассылки.

Уровень профессионального образования

• высшее профессиональное образование;
• среднее профессиональное образование.

Секретарь должен знать:

 - методические, нормативные и руководящие материалы, касающиеся выполняемой работы;

 - основные требования, предъявляемые к документации, организации производства, труда и управления, основного трудового законодательства, правила и нормы охраны труда;

 - навыки работы на компьютере (OC Windows, MS Office,  системы электронного документооборота, информационные правовые системы, Интернет и сетевые ресурсы);

- навыки по использованию копировальной техники, средств телефонной и факсимильной связи;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения.