ДЗТО   Томск

Функции

·   Ведение делопроизводства в организации

·   Учет получаемой и отправляемой корреспонденции

 ·  Организация рабочего дня начальника Департамента здравоохранения Томской области 

 ·  Исполняет поручения начальника департамента, заместителя начальника департамента – первого заместителя, председателя комитета организационно-кадровой работы, начальника отдела организационной работы, контроля и делопроизводства.

·   Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника департамента, организация рабочего процесса начальника департамента.

·   Передает поступившую корреспонденцию на рассмотрение начальника департамента, и в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов (через канцелярию Департамента).

·   Ведет делопроизводство исходящей корреспонденции, регистрацию распоряжений Департамента, выполняет различные операции с применением  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений, оформляет карточки при ведении личного приема начальником департамента или его заместителями.

·   Принимает документы на подпись начальника департамента.

·   Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника департамента.

·   Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

·   Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником департамента (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

·   Обеспечивает рабочее место начальника департамента необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

·  Организует прием посетителей.

·   Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность.

·   Организует обеспечение автомобилями сотрудников Департамента здравоохранения Томской области для выполнения ими своих обязанностей.

·   Вести работу с общей электронной почтой Департамента в части рассылки новостной ленты и иной информационной рассылки.

Уровень профессионального образования

• высшее профессиональное образование;
• среднее профессиональное образование.

Секретарь должен знать:

 - методические, нормативные и руководящие материалы, касающиеся выполняемой работы;

 - основные требования, предъявляемые к документации, организации производства, труда и управления, основного трудового законодательства, правила и нормы охраны труда;

 - навыки работы на компьютере (OC Windows, MS Office,  системы электронного документооборота, информационные правовые системы, Интернет и сетевые ресурсы);

- навыки по использованию копировальной техники, средств телефонной и факсимильной связи;

- основы этики и эстетики;

- правила делового общения.

- соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации и обеспечивать их исполнение;

- организовывать конференции, семинары,  прочие мероприятия;

- участвовать в выездных и документарных проверках;

- осуществлять организационное, методическое руководство, контролировать и координировать деятельность учреждений, подведомственных Департаменту;

- взаимодействовать с органами власти, организациями,  гражданами;

- своевременно и полно рассматривать обращения граждан, организаций;

- участвовать в организации оказания медицинской помощи населению Томской области;

- по поручению начальника отдела разрабатывать  проекты нормативных правовых документов, касающихся организации медицинской помощи населению Томской области;

- принимать участие в организации мероприятий по осуществлению контроля за лечебно- диагностическим процессом в учреждениях здравоохранения области;

- координировать работу штатных и внештатных главных специалистов на территории Томской области;

- вести внутреннее делопроизводство;

- участвовать в проведении ежегодного анализа деятельности Департамента по организации оказания отдельных видов специализированной помощи населению Томской области;

- участвовать в формировании и утверждении государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) для областных государственных бюджетных и автономных учреждений, в отношении которых Департамент осуществляет функции и полномочия учредителя;

- участвовать в формировании  Программы государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на территории Томской области;

- организовать оказание населению Томской области качественной и доступной первичной медико-санитарной помощи, специализированной, в том числе высокотехнологичной, медицинской помощи, скорой, в том числе скорой специализированной, медицинской помощи и паллиативной медицинской помощи, проведения медицинских экспертиз, медицинских осмотров и медицинских освидетельствований в подведомственных областных государственных учреждениях Томской области;

- проводить мероприятия по повышению доступности медицинской помощи на селе;

- организовывать организационно-методическое руководство и медицинский контроль над деятельностью врачебно-физкультурного диспансера;

- участвовать в мероприятиях, связанных с информатизацией здравоохранения;

- иные функции, связанные с реализацией задач Департамента.

Наличие высшего образования по следующим специальностям, направлениям подготовки: Здравоохранение и медицинские науки.

Требования к стажу:

· стаж государственной службы: не менее одного года;

· или стаж работы по специальности, направлению подготовки: не менее двух лет

Функции:

- ведение делопроизводства в организации;

- учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

 Обязанности:

 - принимать, регистрировать корреспонденцию в СЭД «Directum», направлять документы в структурные подразделения;

- осуществление контроля за сроками исполнением поручений по документам;

- отправка исполненных документов адресатам;

- ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции;

- формирование и сдача документов с законченным делопроизводством в архив Департамента;

- обеспечение сохранности и конфиденциальности сведений, полученных в ходе деятельности;

- участие в разработке номенклатуры дел.

- Уверенный пользователь ПК

- Желание работать и развиваться

- Стрессоустойчивость, внимательность, умение работать в режиме многозадачности